“Gratis tapi terbatas, bayar tapi mahal?” Itu pertanyaan klasik yang bikin pusing tiap kali mau pilih tool kerja tim. Kamu nggak mau salah pilih: kalau gratis ternyata lemot dan bikin frustrasi, tapi kalau bayar mahal takut nggak kepake fitur-fiturnya. Tenang, gue udah coba bongkar habis Trello Free dan Premium dari A sampai Z. Ini insight lengkap buat kamu yang lagi bimbang.
Kenapa Pertanyaan Ini Penting Banget?
Bayar alat produktivitas itu investasi, bukan pengeluaran. Tapi buat tim kecil atau startup yang budgetnya masih dijaga ketat, tiap dolar itu berarti. Gue pernah ngelola tim desain 4 orang pakai Trello Free selama 6 bulan. Awalnya lancar, tapi lama-lalu mulai ngehambat. Board yang kebanyakan, attachment ilang-ilangan, dan power-up cuma satu itu bikin semua orang ngeluh.
Nah, masalahnya: apakah kamu harus upgrade sekarang, atau bisa tahan dulu 3-6 bulan lagi? Jawabannya tergantung ukuran tim, kompleksitas proyek, dan seberapa sering kamu butuh data buat laporan ke atasan. Gue bakal bantu kamu pilih paling tepat.
Trello Free: Kekuatan Tersembunyi di Balik “Gratis”
Versi gratis Trello itu jauh dari “coba-coba”. Justru, menurut gue, ini salah satu alat gratis paling generous di pasaran. Kamu dapet unlimited personal boards, unlimited cards, unlimited lists. Artinya, kamu bisa bikin sistem personal productivity sekompleks apapun tanpa keluar duit.
Tapi, ada batasan penting yang harus kamu pahami. Tim board maksimal 10 board aktif. Ini yang sering jadi dealbreaker. Kamu bisa archive board lama buat bikin board baru, tapi lama-lama jadi ribet. Gue pernah ngalamin: tiap mau mulai proyek baru, harus duduk dulu mikir board mana yang bisa dihapus. Itu waste of time.
Fitur Inti yang Masih Dapat Diandalkan
Meski gratis, fitur dasarnya tetap solid:
- Unlimited cards dan lists di setiap board. Bisa se-detail mungkin breakdown task.
- 10 MB per file attachment. Cukup buat PDF, dokumen Word, atau gambar ringan. Tapi video? Lupakan.
- Satu Power-Up per board. Ini kunci. Kamu harus pilih dengan cermat: Calendar, Butler (automasi), atau integration lain?
- Mobile app yang responsif. Sync-nya cepat, jarang bug.
- 2-factor authentication. Security tetap dijaga, jadi jangan khawatir data jebol.
Kesimpulan sementara: Trello Free itu cukup buat tim maksimal 3-5 orang dengan proyek yang nggak terlalu banyak berjalan paralel. Kamu bisa survive 3-6 bulan sebelum ngerasain bottleneck.
Trello Premium: Apa yang Bikin Beda?
Sekarang kita masuk ke versi berbayar. Harganya $10 per user per bulan (dibayar tahunan) atau $12.5 bulanan. Bukan harga murah, tapi gue bakal jelasin kenapa ini bisa jadi game-changer.
Pertama dan paling kentara: unlimited boards. Kamu bisa bikin board untuk tiap proyek, tiap klien, tiap department, bahkan tiap anggota tim. Nggak pernah lagi mikir “board quota”. Ini freedom yang bikin produktivitas meledak.
Kedua, views. Ini yang bikin Trello Premium terasa seperti alat enterprise. Kamu nggak cuma lihat kanban. Kamu bisa lihat:
Butternut Unlimited dan Power-Up Lanjutan
Butler di versi gratis itu cuma 50 command per bulan. Di Premium? Unlimited. Kamu bisa auto-assign card, set due date, move card antar-list, bahkan kirim notifikasi Slack otomatis. Gue pernah setup workflow di mana tiap card masuk list “Review” otomatis assign ke QA lead dan kirim email. Itu ngilangin 2 jam kerja manual per minggu.
Power-Up di Premium juga unlimited per board. Artinya kamu bisa nyambungin Google Drive, Slack, Calendar, Time Tracking, semua sekaligus. Nggak perlu pilih-pilih lagi.
View yang Lebih Canggih
Timeline view ini MVP-nya Trello Premium. Kamu bisa lihat dependency antar-task, adjust deadline dengan drag-drop, dan langsung ngeh kalau ada proyek yang bakal telat. Ini yang nggak bisa digantiin pakai add-on gratis.
Calendar view di versi gratis cuma bisa lewat Power-Up. Di Premium, itu built-in dan lebih powerful. Bisa filter berdasarkan label, member, atau due date range.
Dashboard view buat kamu yang harus lapor ke bos. Tinggal screenshot, terus kirim. Grafik burn-down, completed tasks per member, semua otomatis update.
Perbandingan Head-to-Head: Mana yang Lebih Cocok untuk Tim?
Mari kita pecah jadi tabel biar jelas perbedaannya:
| Fitur | Trello Free | Trello Premium |
|---|---|---|
| Jumlah Boards (Team) | Maks 10 | Unlimited |
| File Attachment | 10 MB per file | 250 MB per file |
| Power-Up per Board | 1 | Unlimited |
| Butler Automation | 50 command/bulan | Unlimited |
| Advanced Views | Hanya Kanban | Timeline, Calendar, Dashboard, Map |
| Admin Control | Terbatas | Advanced (board template, permission detail) |
| Support | Standard | Priority support |
| Harga | $0 | $10/user/bulan (tahunan) |
Angka di atas udah cukup bikin kamu mikir, tapi gue tambahin satu insight: biaya Trello Premium untuk tim 5 orang itu $50/bulan. Sekali makan malam di restoran fancy. Tapi return-nya bisa jadi 10-15 jam kerja terselamatkan dari manual task. Worth it? Tergantung seberapa mahal jam kerja timmu.
Skenario Nyata: Kapan Upgrade Itu Wajib?
Gue bakal kasih tiga skenario berdasarkan pengalaman bantu 20+ tim setup Trello. Ini biar kamu nggak cuma teori, tapi bisa ngerasain konteksnya.
Tim Kecil (3-5 orang) dengan Proyek Sederhana
Kalau kalian cuma handle 2-3 proyek sekaligus, semuanya internal, dan nggak butuh laporan detail, stick with Free. Gue pernah tim marketing 4 orang survive 8 bulan penuh pakai Free. Triknya: archive board proyek lama tiap selesai, dan pakai Google Sheets buat backup data. Tapi begitu ada satu proyek besar dengan 50+ task dan butuh file besar, langsung upgrade.
Tim Menengah (5-15 orang) dengan Workflow Kompleks
Ini sweet spot Trello Premium. Kamu punya designer, developer, content writer, dan manager. Tiap orang punya lane kerja sendiri. Di sini, Timeline view dan unlimited Butler jadi lifesaver. Gue setup workflow di mana tiap card pindah list otomatis trigger Slack notification ke channel terkait. Manager bisa cek Dashboard tiap pagi tanpa nagging anak buah. Upgrade di bulan kedua setelah tim mulai komplain “kurang visibility”.
Tim Besar atau Departemen (15+ orang)
Kalau udah sebesar ini, Trello Premium itu minimum requirement. Bukan cuma soal fitur, tapi soal kontrol. Kamu butuh board template biar semua project manager pakai format serupa. Kamu butuh advanced permission biar klien eksternal cuma bisa view, nggak bisa edit sembarangan. Dan yang paling penting: kamu butuh priority support. Kalau board down, kamu nggak bisa tunggu 2 hari balasan email.
Upgrade ke Premium itu bukan soal “lebih bagus”, tapi soal “scale without stress”. Kalau kamu sudah merasa stres ngurusin board limit tiap minggu, itu sinyal kuat untuk swipe kartu kredit.
Trik Maksimalkan Trello Free Sebelum Upgrade
Sebelum kamu langsung upgrade, coba lima trik ini dulu. Siapa tahu bisa tahan 3 bulan lagi:
- Archive, jangan delete. Archive board bikin space kosong, tapi data tetap bisa diakses kalau butuh. Gue pernah recovery board 6 bulan lalu dalam 2 menit.
- Pakai Google Drive integration. Jangan upload file langsung ke Trello. Taruh link Drive aja. Itu ngilangin limit 10 MB dan board jadi lebih ringan.
- Butler 50 command itu cukup kalau dipakai strategis. Jangan buat automation kecil-kecilan. Fokus ke satu automation besar yang ngilangin 30 menit kerja per hari.
- Label jadikan prioritas. Nggak perlu bikin list “High Priority”, “Medium Priority”. Pakai label warna merah, kuning, hijau. Itu simpel dan nggak makan space.
- Weekly board cleanup. Jadwalkan 15 menit tiap Jumat sore buat archive card done dan archive board yang udah selesai. Ini habit yang bikin Free version jadi awet.
Gue pernah tim 6 orang survive 1 tahun penuh pakai trik di atas. Tapi ya, di akhir tahun semua orang lelah dengan “workaround” dan minta upgrade. Jadi ini solusi temporer, bukan permanen.
Harga dan Value for Money
Mari kita hitung matematika sederhana. Trello Premium: $10/user/bulan (tahunan). Tim 5 orang = $600/tahun. Kalau rata-rata gaji timmu $800/bulan, itu setara dengan 0.75 jam kerja per orang per bulan. Kalau automation di Premium bisa ngilangin 2 jam kerja manual per orang per bulan, kamu udah untung 125%.
Bandungkan dengan alternatif: Asana Premium $13/user, Monday.com $12/user. Trello jadi yang paling murah di kelasnya. Tapi ingat, murah tapi nggak kepake ya percuma. Gue lebih milih tim bayar $10 tapi pakai 80% fitur, daripada bayar $5 tapi cuma pakai 20%.
Kalau budget masih super ketat, consider Trello Standard di $5/user. Ini middle ground: unlimited boards, tapi nggak dapet Timeline dan Dashboard. Pas buat tim yang cuma butuh lepas dari board limit.
Kesimpulan: Mana Pilihanmu?
Intinya begini: Trello Free itu cukup untuk tim kecil yang baru mulai. Itu bukan versi “coba-coba”, tapi alat produktivitas full-fledged dengan batasan logis. Kamu bisa scale sampai 5 orang dan 3-5 proyek paralel tanpa masalah.
Tapi, kalau kamu sudah merasa “ini ada yang kurang” lebih dari 2 kali dalam seminggu, itu sinyal upgrade. Jangan tunggu frustrasi menumpuk. Biaya $10 per orang sebanding dengan waktu dan energi yang terselamatkan.
Gue pribadi selalu rekomendasikan tim baru start dengan Free selama 2-3 bulan. Setelah itu, evaluasi: berapa kali kamu archive board? Berapa kali kamu komplain nggak bisa lihat timeline? Kalau jawabannya “sering banget”, swipe kartu kredit tanpa ragu.
Produktivitas itu soal mengurangi gesekan. Kalau gesekannya cuma $10 per orang per bulan, itu investasi termurah yang bisa kamu buat untuk tim.
Semoga review ini membantu keputusanmu. Kalau masih bingung, coba diskusikan dengan tim. Tanyain satu pertanyaan: “Seberapa sering kita frustrasi dengan board limit?” Jawaban mereka akan jelas arahnya.
